Archivi delle pubbliche amministrazioni e gestione informatica dei documenti

Il contributo tratta dei profili giuridici della gestione informatica dei documenti amministrativi, alla luce del quadro organico della disciplina della documentazione amministrativa messo a punto nel testo unico approvato con il d.p.r. n. 445/2000. Filo conduttore dell’analisi è la lettura dell’intervento riformatore che ha interamente revisionato il precedente sistema di gestione documentale (risalente agli inizi del secolo scorso) come espressione non semplicemente di un progetto di aggiornamento tecnologico, ma di una concezione profondamente nuova della pubblica amministrazione, quale sistema policentrico integrato su basi di leale collaborazione. Una prospettiva di sistema, necessitata dalle istanze di rinnovamento del rapporto tra amministrazione e cittadini e dall’intensificazione delle relazioni internazionali, che, senza porsi di per sé in contrapposizione con le ragioni garantistiche dell’articolazione dei poteri pubblici e delle competenze, tende a una loro integrazione funzionale volta a riqualificare le prestazioni dell’amministrazione nei confronti dei suoi molteplici destinatari. La nuova disciplina, attingendo alle potenzialità d’innovazione aperte dalle tecnologie informatiche, ha introdotto nuove regole per la formazione, l’organizzazione, la conservazione dei documenti, nonché la loro circolazione all’interno e all’esterno delle amministrazioni, tra enti diversi e tra amministrazioni e cittadini. Nella ricordata prospettiva di riforma amministrativa, tale normativa appare diretta a trasformare il preesistente sistema documentario, frammentato tra i diversi organi ed enti, tradizionalmente non comunicanti tra loro, in un sistema informativo dell’amministrazione pubblica nel suo complesso, retto da criteri uniformi, ma al tempo stesso articolato secondo le diverse missioni istituzionali. Il contributo si occupa dei profili giuridici del nuovo sistema di gestione informatica dei documenti, sia con riguardo al nucleo minimo obbligatorio (ovvero la realizzazione da parte di ciascun ente del protocollo informatico, comprensivo delle operazioni identificate come essenziali per potere attuare, in condizioni di certezza giuridica, l’interscambio di informazioni tra le differenti unità organizzative: la registrazione di protocollo, la segnatura di protocollo, la classificazione) sia con riguardo all’integrale realizzazione da parte della singola amministrazione, e in prospettiva da parte di tutte, del sistema di gestione dei flussi documentali (dunque, il conseguimento della gestione interamente informatizzata dei procedimenti e, correlativamente, della piena interoperabilità tra le amministrazioni, dall’interscambio di informazioni e documenti al teleprocedimento). In stretta connessione con il taglio dell’analisi, è oggetto specifico di riflessione il sistema delle fonti normative della gestione documentale delineato dalla riforma, con particolare riguardo al tema dell’autonomia d’intervento riconosciuta alla singola amministrazione. L’ultima parte del contributo si occupa dei problemi giuridici posti dal sistema di gestione documentale informatizzata sul fronte della conservazione dei documenti e focalizza alcuni aspetti salienti del nuovo regime in rapporto alla normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali.